【校長コラム　No.7　議事録】

私が勤務していた製造業の会社では，技術力はもちろんですが，文章力が必須でした．自分が開発した技術は，自分で文章を書いて残す必要があります．文章力を鍛えるには，会議議事録で練習するのがお勧めです．会議には目的があり，様々な協議を経て，今後の進め方，残課題，納期・スケジュールを決定します，これらの重要事項を，会議に参加していない人が読んでもわかるように，簡潔にまとめます．会議で議事録が発行されない状況を考えてみましょう．納期までに約束した業務がされるでしょうか．そもそも納期が明確でしょうか．会議に議事録は必須です．議事録を書くことは負担だから，議事録は不要という人がいました．議事録不要の会議であれば，会議そのものが不要なのです．会議をやめれば、会議参加の負担がなくなりますので，一石二鳥ですよ．なお，議事録を発行するタイミングも重要です．一週間後に出されてもあまり意味がありません．基本的には即日発行．多少の間違いがあっても，修正すればよいのです．適切な会議議事録を，適切なタイミングで発行する，こういうことが業務の効率化につながるのです．